Krajowy System e-Faktur (KSeF) w oświacie – wszystko, co musisz wiedzieć przed jego wdrożeniem

Co to jest KSeF i w jakim celu się go wprowadza?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• wystawiania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych (faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie) oraz
• nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.

Głównym celem wdrożenia systemu KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie nadzoru nad obiegiem dokumentów.

Potrzeba wprowadzenia KSeF tłumaczona jest jego bazowymi korzyściami, do których w szczególności można zaliczyć:

• optymalizowanie procesów kontroli władz podatkowych m.in. nad autentycznością dokumentów,
• ułatwienie automatycznej wymiany faktur,
• zwiększenie bezpieczeństwa i transparentności obrotu gospodarczego,
• umożliwienie skrócenia czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT,
• zunifikowanie, czyli wprowadzenie jednego wzoru faktury elektronicznej w obrocie gospodarczym, co ułatwia integrację systemów informatycznych przedsiębiorców.

System ma więc zapewniać bezpieczeństwo, przejrzystość i efektywność kontroli systemu podatkowego, usprawniać procesy obrotu gospodarczego, ułatwiać wystawianie i przesyłanie faktur dokumentujących przeprowadzone operacje gospodarcze.

Zalety systemu mają być zatem odczuwalne dla fiskusa, podatnika-przedsięborcy oraz dla wszystkich korzystających, a poprzez redystrybucję wtórną budżetu również dla każdego beneficjenta budżetu, czyli dla nas wszystkich.

Konieczność korzystania z KSeF

Po analizie możliwości zmian pod kątem biznesowym i prawnym oraz analizie możliwości technicznych przygotowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) w dwóch głównych etapach, z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

• Od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem); przychody ze sprzedaży osiągnięte w 2024 r. będą stanowiły punkt odniesienia do określenia obowiązku stosowania KSeF w pierwszym terminie, tj. od lutego 2026 r.
• Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Etapy wprowadzania KSeF – rys historyczny

• KSeF w wersji fakultatywnej

Na podstawie z ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw i w zw. z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach tego systemu. Było to rozwiązanie całkowicie dobrowolne, bowiem możliwość korzystania z systemu nie stanowi obowiązku.

• KSeF w wersji obligatoryjnej

Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168/81) ukonstytuowała możliwość wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego w kraju.

KSeF według pierwotnych założeń miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych z VAT – od 1 stycznia 2025 r. Ze względu na okoliczności o charakterze formalno-techniczno-prawnym wprowadzenie obowiązku korzystania z sytemu było odkładane w czasie.

• Odroczenie obowiązkowego KSeF

W styczniu 2024 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło odroczenie obligatoryjnego fakturowania w KSeF oraz przeprowadzenie audytu systemu informatycznego ze względu na zdiagnozowane błędy, które uniemożliwiły wprowadzenie obligatoryjnego KSeF w zakładanym terminie.

W marcu i kwietniu 2024 r. Ministerstwo Finansów przeprowadziło cykl spotkań konsultacyjnych dotyczących funkcjonowania oraz wdrożenia KSeF w modelu obligatoryjnym.

W kwietniu 2024 r. Ministerstwo Finansów przeprowadziło konsultacje projektu rozwiązań prawnych w zakresie obowiązkowego KSeF.

Przedmiotem konsultacji był projekt rozwiązań prawnych obejmujący zmiany w zakresie obowiązkowego e-fakturowania w KSeF. Prezentowane rozwiązania były wynikiem konsultacji przeprowadzonych z przedsiębiorcami.

Cykl spotkań konsultacyjnych pozwolił na zidentyfikowanie obszarów obowiązkowego KSeF, które powinny zostać zmienione lub uproszczone.

Pod koniec kwietnia 2024 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło podsumowanie wyników zewnętrznego audytu KSeF oraz podało nową datę uruchomienia obowiązkowego KSeF. Założono dwuetapowe wdrażanie obowiązkowego KSeF: od 1 lutego 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r. oraz przeprowadzenie zmian legislacyjnych w dwóch etapach.

Wyniki audytu zewnętrznego systemu do fakturowania

Audyt wykazał liczne krytyczne wady systemu, które uzasadniały istotne przesunięcie terminu obowiązkowego KSeF.

Audyt wykazał szereg nieprawidłowości, w tym przede wszystkim źle zaprojektowaną architekturę IT, która wpływała na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo, możliwość utrzymania, dalszy rozwój systemu oraz możliwość jego odtwarzania.

Raport z badania zawierał kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwagi i zalecenia do architektury, kodów źródłowych oraz bazy danych.

Od strony zarządzania projektem wyniki audytu wskazały liczne błędy oraz zaniechania. Nie było właściwego nadzoru, a dokumentacja nie była prowadzona w sposób przejrzysty i ustrukturyzowany, co również miało wpływ na realizację projektu.

Sygnały o tych nieprawidłowościach pojawiły się już w pierwszej połowie 2023 r. Nie podjęto jednak wówczas właściwych działań, aby zaradzić problemowi.

Na podstawie wyników audytu podjęto decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Jak zapewniało Ministerstwo Finansów poprzez liczne komunikaty, właśnie poprzez wdrożenie rekomendacji z audytu system będzie niezawodny, bezpieczny i bardziej funkcjonalny.

Jedną z rekomendacji pokontrolnych było fazowanie projektu, czyli jego stopniowe wdrażanie.

Ministerstwo Finansów podało nową datę uruchomienia obowiązkowego KSeF. Założono dwuetapowe wdrażanie obowiązkowego KSeF: od 1 lutego 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r. oraz przeprowadzenie zmian legislacyjnych w dwóch etapach.

Kto korzysta z KseF?

Co do zasady z KSeF będą musieli korzystać, wystawiając faktury, wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani w Polsce, niezależnie od tego czy są czynnymi podatnikami VAT, czy też korzystają ze zwolnienia. Obowiązek e-fakturowania w ramach Krajowego Systemu e-Faktur obejmie także firmy, które rozliczają VAT w ramach unijnej procedury One Stop Shop (OSS), jednak pod warunkiem, że posiadają one polski NIP.

Z KSeF mogą korzystać:

• podatnik, np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
• podmioty wskazane przez podatnika, np. biuro rachunkowe,
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy, tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym,

uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.

Jednostki samorządu terytorialnego jako podatnicy także zobligowane są do korzystania z KSeF.

Szkoły zorganizowane w formie państwowych czy samorządowych jednostek budżetowych, przedszkola będą podlegały obowiązkowi korzystania z KseF.

Wyjątki od obowiązku stosowania KseF

Zgodnie z obowiązującym porządkiem prawnym istnieją wyjątki, w których obowiązek e-fakturowania nie będzie miał zastosowania.

Wyłączenia podmiotowe/przedmiotowe dotyczą: podatników zagranicznych, którzy nie mają siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce; podatników, którzy mają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale dostawa towaru lub usługi, której dotyczy dana transakcja, ma miejsce z innego kraju; faktur dokumentujących sprzedaż, które są rozliczane w ramach unijnych procedur szczególnych OSS I IOSS; faktur dla konsumentów i rolników ryczałtowych; faktur uproszczonych.

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych można usystematyzować następującym grupowaniem:

1. Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji. Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:

• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

WAŻNE!

Pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli dobrowolnie wystawiać wyżej wymienione faktury w KSeF.

2. Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji. Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych, tj.:

• procedura OSS nieunijna,
• procedura importu IOSS,
• procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

WAŻNE!

W powyższych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF.

3. Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym (obecnie w fazie projektu), w tym między innymi:

• świadczenie usług przejazdu autostradą płatną udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego,
• świadczenie usług udokumentowane fakturą w formie biletu za przejazd kolejami, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego,
• świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowane fakturami lub innymi dowodami,
• dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
  • nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP,
  • sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP.

WAŻNE!

Jeżeli nabywca na potrzeby danej czynności będzie zidentyfikowany za pomocą nr VAT UE nadanego w innym kraju unijnym niż Polska, pomimo braku obowiązku będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną w ramach samofakturowania.

4. Czwartą grupę stanowią wyłączenia z KSeF obowiązujące w okresie przejściowym:

• Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.
• Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

W KSeF nie będzie można również wystawiać:

• not korygujących,
• duplikatów faktur,
• faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej,
• faktur pro forma,
• faktur ustrukturyzowanych stosowanych w zamówieniach publicznych (PEF).

Jak korzystać z KseF?

Korzystanie z KSeF, w tym wystawianie faktur ustrukturyzowanych, jest możliwe przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF. Aby poznać rozwiązania dedykowane KSeF, należy skontaktować się dostawcą oprogramowania.

Ministerstwo Finansów udostępnia API, gdzie producenci systemów komercyjnych mogą je zintegrować, aby nie nakładać na swoich użytkowników dodatkowej pracy w postaci wprowadzania i ewidencji faktur uprzednio już zaewidencjonowanych w systemach finansowo-księgowych jednostek w systemie KSef.

Infrastruktura systemowa w jednostkach oświatowych

Powszechną praktyką w jednostkach oświatowych, zarówno państwowych, jak i samorządowych oraz tych spoza sektora finansów publicznych, jest korzystanie z programów i aplikacji VULCAN.

Pozytywnie i z ulgą należy przyjąć działania producenta systemu Vulcan, który podobnie jak w przypadku wcześniejszych zmian prawnych, m.in. Polski Ład 2.0 czy Pracownicze Plany Kapitałowe, dostosowuje swoje programy do nowych wymogów z odpowiednim wyprzedzeniem.

Od strony praktycznej wygląda to tak, że w module Finanse VULCAN zostanie dodana możliwość łatwego importu i eksportu faktur z KSeF. Program nadal będzie efektywny, przyjazny i wygodny w użyciu. W związku z powyższym placówki korzystające z Finansów VULCAN będą mogły na czas i bez dodatkowych opłat korzystać z możliwości, jakie daje Krajowy System e-Faktur.

Integracja Finansów VULCAN z KSeF

W celu usprawnienia pracy warto korzystać z narzędzia, które będzie zintegrowane z KSeF w zakresie wysyłki faktur sprzedażowych i odbioru faktur zakupowych. Aby zoptymalizować proces, należy zadbać o właściwy model działania w KSeF, np. odpowiednio wcześnie skonfigurować system w jednym z modeli dostępnych dla JST.

Takie nadanie uprawnień umożliwi sprawne pobieranie faktur zakupowych przydzielonych do danych jednostek poprzez uzupełnione przez wystawcę faktury dane w sekcji „Podmiot 3” (jednostka podległa z jej identyfikatorem).

W Finansach VULCAN wysyłanie faktur do KSeF i ich odbieranie odbywać się będzie bezpośrednio w aplikacji, z poziomu dokumentów źródłowych. Działanie to nie będzie wymagało używania dodatkowych modułów ani ponoszenia dodatkowych opłat. Integrację z KSeF jednostki otrzymają w ramach płaconego abonamentu.  

Finanse VULCAN zapewniają integrację z KSeF właśnie poprzez API, dzięki czemu wprowadzone dokumenty sprzedaży będą mogły zostać bezpośrednio przekazane odbiorcy w KSeF.

W jaki sposób jednostki oświatowe mogą posługiwać się e-Fakturami?

Dostęp do faktur może odbywać się m.in. poprzez:

• zalogowanie się do aplikacji KSeF, które wymaga uprzedniego nadania uprawnień użytkownikom i wystawienie lub odebranie faktury bezpośrednio w KSeF,
• wysyłanie i pobieranie faktur z/do systemu dziedzinowego (np. Finanse VULCAN) – wymaga wykonania przed producenta oprogramowania integracji z KSeF.

W przypadku faktur zakupowych istnieje jeszcze jedna możliwość, tzn. anonimowy dostęp do faktury, który wymaga posiadania takich danych, jak: numer KSeF faktury, numer faktury źródłowej, identyfikator podatkowy nabywcy, kwota należności ogółem lub – jeśli mamy obraz faktury od wystawcy poza KSeF – zeskanowanie kodu QR.

Algorytm postępowania

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo

2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo

3) podpisem zaufanym, albo

4) wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień – oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikacyjny każdej wystawionej fakturze.

Bezpłatne narzędzia MF do KSeF

Ministerstwo Finansów zapewni bezpłatne narzędzie umożliwiające spełnienie obowiązku KSeF.

Ministerstwo Finansów udostępniło już także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest korzystanie z KSeF, w tym wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych oraz obsługa uprawnień.

Warto już dziś zapoznać się z dostępnym narzędziami:

• Aplikacja Podatnika KSeF umożliwiająca korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami, wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd e-faktury oraz jej pobranie, weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
• Aplikacja mobilna KSeF, która pozwala na wygodne i szybkie wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca z użyciem smartfonu lub tabletu.
• Zaktualizowany moduł w aplikacji e-mikrofirma umożliwiający powiązanie istniejącego konta z KSeF, a także wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur zakupowych wystawionych w KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Budowa struktury logicznej FA(3)

Struktura FA(3) zbudowana jest z elementów, które pozwolą na zawarcie w niej szczegółowych danych. Struktura FA(3) składa się z nagłówka, danych podmiotów występujących na fakturze, szczegółowych danych faktury oraz stopki. Dodatkowo struktura FA(3) zawiera część, w której można zawrzeć załącznik do faktury.

• W nagłówku faktury zawarte są dane techniczne dotyczące przesyłanej faktury.
• W danych dotyczących podmiotów (Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3 oraz Podmiot Upoważniony) ujmuje się informacje o podmiotach, które na tej fakturze występują, takie jak: dane sprzedawcy, dane nabywcy, dane dodatkowych podmiotów, np. faktora lub jednostki podrzędnej JST lub dane podmiotów upoważnionych, np. komornika sądowego czy przedstawiciela podatkowego.
• Faktura zawiera również część dotyczącą szczegółowych danych, takich jak: wartości kwotowe, stawki podatku, wymagane adnotacje, ale również dodatkowe informacje dotyczące płatności czy transportu.
• Stopka faktury pozwala na zawarcie wszelkich dodatkowych informacji.
• Nowością jest możliwość dodania załącznika do faktury. Aby to zrobić, należy dopełnić formalności w postaci złożenia zgłoszenia w e-US, a następnie wypełnić element Załącznik w schemacie FA(3).

Struktura logiczna FA(3) pozwoli na wystawienie wszystkich typów faktur (m.in. podstawowych, korygujących, zaliczkowych, rozliczających), zawierających wszystkie dane określone w ustawie o podatku od towarów i usług, jak również dane dodatkowe.

Awaria KSeF

Minister Finansów będzie zamieszczał w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF, które wyznaczą okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów w BIP Minister Finansów będzie zamieszczał komunikat o wystąpieniu awarii KSeF w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF zamieszczone w środkach społecznego przekazu będą wyznaczały okres trwania tej awarii.

Wystawianie faktur w trakcie awarii i niedostępności KSeF

W takiej sytuacji użytkownicy będą mogli wystawiać faktury w trybie offline, czyli poza KSeF, a następnie przesłać je do systemu, gdy jego dostępność zostanie przywrócona.

Tryb offline24

Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z internetem. Rozwiązanie stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców związane z wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF.

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 będą określone w art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto będzie mógł skorzystać z trybu offline24?

Każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury w trybie offline24. Ustawa nie będzie zawierała ograniczeń w tym zakresie. Celem jest bowiem jak najbardziej elastyczne podejście do stosowania tego trybu przez przedsiębiorców.

Zasady postępowania

Chcąc wystawić fakturę w trybie offline24, podatnik:

• zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• wystawi ją w postaci elektronicznej,
• niezwłocznie prześle fakturę do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF faktury.

Jeżeli po wystawieniu faktury, a przed jej przesłaniem do KSeF:

• wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii,
• wystąpi tzw. całkowita awaria KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF.

Data wystawienia faktury w trybie offline24

Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Powyższą zasadę stosuje się także, gdy podatnik wystawi fakturę „online”, ale data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data zadeklarowana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.

Data otrzymania faktury w trybie offline24

Ważne!

Faktura wystawiana na rzecz przedsiębiorcy krajowego posługującego się NIP będzie przekazywana mu w KSeF. Faktura z założenia nie jest przekazywana temu przedsiębiorcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF.

Data otrzymania faktury w trybie offline24 to:

• data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Dwa kody QR na fakturze

Faktura wystawiona w trybie offline24, udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony, powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR – zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR – umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

Ważne!

Aby wygenerować drugi kod QR, konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF.

W przypadku udostępnienia nabywcy faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF podatnik jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury kodem umożliwiającym:

• dostęp do tej faktury w KSeF,
• weryfikację danych na niej zawartych,
• zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Tryb offline (niedostępność systemu)

Tryb offline to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej niedostępności systemu procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie.

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline z uwagi na niedostępność systemu są określone w art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług, wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

Kto będzie mógł skorzystać z trybu offline?

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF niedostępności KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline.

Zasady postępowania

Chcąc wystawić fakturę w trybie offline, podatnik:

• zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• wystawi ją w postaci elektronicznej,
• prześle ją do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.

Jeżeli jednak:

• wystąpi w tym czasie awaria KSeF (ogłoszona w BIP i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od zakończenia awarii,
• wystąpi w tym czasie tzw. awaria całkowita KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF

Data wystawienia faktury w trybie offline

Do określenia daty wystawienia faktury wystawianej w trybie offline w związku z niedostępnością systemu stosuje się te same przepisy co w przypadku trybu offline24.

Datą wystawienia faktury w trybie offline będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Data otrzymania faktury w trybie offline

Do określenia daty otrzymania faktury wystawianej w trybie offline w związku z niedostępnością systemu stosuje się te same przepisy co w przypadku trybu offline24.

Data otrzymania faktury w trybie offline to zatem:

• data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. na rzecz podmiotów zagranicznych, konsumentów czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Dwa kody QR na fakturze

Faktura wystawiona w trybie offline udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony powinna być oznaczona dwoma kodami QR

• pierwszy kod QR – zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR – umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

Ważne!

Aby wygenerować drugi kod QR, konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF.

Sankcje

Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

• nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
• w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie przesłał do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria,

naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.

Karę pieniężną uiszcza się bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Uwaga! Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF będą obowiązywały od 1 sierpnia 2026 r. Przez pierwsze pół roku kary pieniężne nie będą wymierzane.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw ( U. z 2021 r., poz. 2076).
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e Faktur ( U. z 2021 r., poz. 2481 z późn. zm.; Dz. U. z 2022 r., poz. 2667 oraz Dz. U. z 2023 r., poz. 1760).
3. Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw ( U. z 2023 r., poz. 1598).